Entre el 24 de Marzo y el 23 de Abril de 2009 se vencen los plazos para presentar la información exógena tributaria en medios magnéticos correspondiente al año gravable 2008, exigida por la Resolución 3847 de abril 30 de 2008. El plazo para quienes sólo entregarán el Formato 1002 (retenciones practicadas a terceros durante el año 2008) será entre el 27 de abril y el 23 de junio de 2009.A continuación se presentan algunas recomendaciones relacionadas con la presentación de la información tributaria en medios magnéticos por parte de los obligados:
1. Los ingresos brutos deben corresponder a los ingresos brutos fiscales informados en la Declaración de renta o de ingresos y patrimonio del año 2007, incluyendo los ingresos presentados la sección de Rentas Ordinarias, así como los de la sección de Ganancias ocasionales. Lo anterior según el parágrafo del Artículo 1 de la Resolución 3847 de Abril de 2008 (Concepto DIAN 16455 de febrero de 2009)
2. Las cifras monetarias para presentar los reportes exigidos con la resolución 3847 se reportan en pesos, sin decimales, ni comas, ni formulas.
3. La DIAN no acepta excusas para la no presentación virtual de la información como “daños en los equipos”, o de pérdida de la “firma digital”. En el evento que esto llegase a suceder, el obligado debe solicitar un cambio con mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento del plazo para reportar la información (parágrafo del Art.21 resolución 3847)
Si se llegase a presentar algún problema técnico con el portal de la DIAN y no fuere posible efectuar la transmisión virtual de los archivos, el contribuyente debe desplazarse hasta las sedes físicas de la DIAN llevando los archivos y el archivo de la "firma digital" en una USB, para efectuar la transmisión de los reportes desde los mismos equipos de la DIAN. Si lo anterior no fuere posible, la DIAN los recibiría sin que haya “transmisión virtual”, en cuyo caso se daría una simple entrega presencial (Artículo 21 de la Resolución 3847)
4. Si algún obligado a presentar la información tributaria en medios magnéticos ha nombrado recientemente un nuevo Representante Legal, se debe obtener la firma digital de dicho representante con un mínimo de 3 días hábiles antes de que se venza el plazo para presentar la información (Artículo 3 del decreto 1791 de mayo 23 de 2007)
5. Para el caso de fusiones de sociedades, la obligación de reportar la información tributaria en medios magnéticos recae sobre la sociedad absorbente (en caso de fusión por absorción) o la nueva sociedad que surge como producto de la fusión. En este caso se debe reportar la información tributaria correspondiente a la fracción de año 2008 correspondiente a la sociedad absorbida o fusionada.
Es muy importante que las personas naturales o jurídicas que están obligadas a presentar la información exógena a la DIAN, efectúen la presentación de la información con la suficiente anticipación, para poder prever cualquier situación que pueda obstaculizar la presentación virtual en la página web de la DIAN.
Por otra parte, es recomendable que se haga un back-up (archivos de respaldo) de los formatos preparados y presentados virtualmente ante la DIAN, y así mismo que se tenga copia de los archivos de confirmación emitidos por la DIAN al momento de la presentación virtual de la información exógena.
Ver información adicional en la página WEB de la DIAN (Resoluciones, descarga de prevalidadores e información relacionada con la información exógena por el año gravable 2008) en:
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